发文字号通常由以下三部分组成：
发文机关代字：
由发文机关的全称或规范化简称加“文件”二字组成，例如“国务院文件”、“教育部文件”等。
年份：
使用四位阿拉伯数字表示，年份应标全称，并用六角括号“〔〕”括入。
发文顺序号：
用阿拉伯数字标注，不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。
发文字号的格式示例：
国发〔2023〕1号
部门发〔2023〕XX号
XX省XX市发〔2023〕XX号
发文字号一般标注于版头下方居中或左下方（上行文时居左空一字编排）。
建议：
发文字号的年份必须写全，不能简写。
年份应当用六角括号括起来。
序号前不设虚位也不能加“第”。
发文字号由发文机关的收发文机构负责统一编排。
发文字号应当包括机关代字、年份代码、发文顺序号。