企业差旅费报销制度通常包括以下几个关键方面:
办理程序
出差人员需提前1至2周填写“出差申请单”,注明出差地点、事由、天数及所需资金,并经部门负责人和总经理签署意见后方可出差。
出差人员需持批准后的“出差申请单”填写“借款单”,列明用款计划,并由部门负责人签字担保,经财务负责人审核和总经理批准后方可借款。
出差结束后,员工需在1周内将所有票据(如车票、餐费、住宿费发票等)按规定粘贴并填写“差旅费报销单”,经部门主管审批后交财务审核,再由总经理审批后方可报销。
费用标准
交通费:国内机票为经济舱标准,国际机票按公司政策执行,火车票为硬卧/二等座,市内交通费用按实际发生费用报销,鼓励使用公共交通。
住宿费:按城市分类,一线城市每晚不超过500元,二线城市每晚不超过400元,三线及以下城市每晚不超过300元,特殊情况需事先申请并获得批准。
餐饮费:按城市分类,一线城市每日不超过150元,二线城市每日不超过120元,三线及以下城市每日不超过100元,商务宴请需事先申请并提供相关证明材料。
其他费用:如通信费、行李费、签证费等,需事先与上级主管沟通并获得批准。
报销办法
住宿费实行限额凭据报销,按实际住宿天数计算报销。
交通费用需提供相应单据,乘坐飞机需提供登机牌,其他交通费用发票需注明往返地点。
所有差旅报销发票必须加盖清晰的收款公司发票印章,且注明正确的公司抬头,否则视为无效票据不予报销。
员工因个人原因造成的退、改票费用不予报销。
所有因客观原因无法提供发票的费用,需在报销时解释原因并经相关权限人员签字审核后方可报销。
注意事项
出差人员不得向接待单位提出正常公务活动以外的要求,不得在出差期间接受违反规定用公款支付的宴请、游览和非工作需要的参观,不得接受礼品、礼金和土特产品等。
违反差旅费报销制度的行为,如虚报冒领差旅费、擅自扩大差旅费开支范围和提高开支标准、不按规定报销差旅费等,将依法依规追究相关单位和人员的责任。
税务处理
合理的差旅费用支出可以进行税前扣除,具体扣除政策包括管理费用、销售费用、董事会经费等。
报销时间
员工需要在费用发生后的一定时间内(如30天、60天等)提交报销申请,尽量不要跨年。
这些制度旨在规范员工差旅费报销行为,明确报销标准和程序,保障公司财务审批的效率和公正性,同时确保差旅费用的合理、透明和高效报销。