档案室建设标准主要包括以下几个方面:
选址要求
位置与环境:档案室应选择在安静、干燥、通风良好的地方,避免阳光直射和潮湿环境。
建筑要求:档案室应有独立的建筑或房间,避免与其他功能区域混用。
硬件建设
面积与承重:档案室的最小面积应能容纳现有档案资料的存放,并考虑一定的发展空间。地面承重应满足档案柜架的放置要求,一般不小于800公斤/平米,采用密集架时不大于1200公斤/平米。
档案柜架:应选择符合要求的档案柜架,如密集架,每组分为六层搁板,每层搁板承重为80公斤,柜体自重为80公斤。
防护设施:档案室应具备防火、防水(潮)、防高温、防盗、防虫、防鼠、防有害气体、防光、防磁等要求。具体措施包括:
防火:严禁烟火,使用防火材料装修,配备灭火设备。
防潮:控制温湿度,使用防潮材料,避免水管、排水管等穿越档案室。
防盗:安装防盗门窗,配备监控设备。
防虫防鼠:保持清洁卫生,使用防虫防鼠药剂。
其他设施:配备空调、除湿机等设备,控制温湿度;安装防尘橡胶条密封门窗,采用防盗窗和防火防盗门。
软件功能
档案管理系统:应配备符合要求的档案管理系统,实现档案的数字化管理、检索和利用。
数据备份与安全:建立数据备份机制,确保档案数据的安全性和完整性。
人员要求
人员素质:档案工作人员应熟悉机关工作,具备档案管理、信息管理等相关知识背景,并定期参加业务培训。
人员管理:建立档案工作人员的岗位责任制和交接手续,确保档案工作的连续性和稳定性。
管理工作
档案的分类、存放和检索应便于操作,提高工作效率。
制定有档案管理制度,确保档案的完整性和安全性。
温湿度控制
档案室(含胶片室、磁带室)的温度应控制在14~24℃,有设备的档案室日变化幅度不超过2℃,相对湿度应控制在45~60%,有设备的库房日变化幅度不超过±5%,每昼夜温度波动值在±2度。
通风与照明
档案室应有良好的通风系统,确保空气流通。照明应充足,避免因光线不足导致档案损坏。
采光度(自然光和人造光)两种,在正常的情况下,应采用自然光照射,但在条件不允许的情况下,应采用人造光来照明。档案室、查阅档案及其他技术用房应防日光直射,并均应消除紫外线对档案、资料的危害。
标识与索引
档案室应设置明确的标识和索引系统,便于档案的分类、存放和检索。
应急预案
制定应急预案和防火、防烟、防潮、防尘措施等规定,确保档案室的可靠性、可用性和持续性。
以上是档案室建设的一些主要标准,具体实施时还需根据档案的种类、数量、时限、格式、保存要求等具体情况来设计建设档案室,以保证档案存储、查阅、保管、借阅等环节的通畅和高效。