基建档案整理方法主要包括以下几个步骤:
分类
基建档案一般分为一级类目(如全宗)、二级类目(如具体基建项目)和三级类目(如按阶段划分)。
分类方法可以按各参建单位分类,也可以按前期准备阶段、设计阶段、施工阶段、竣工验收阶段和使用维护阶段等五个阶段分类。
立卷
基建档案的纸质材料一般分为管理性文件、施工(监理)基础资料、图纸等。
管理性文件按问题组卷;施工(监理)基础资料按材料性质或时间顺序组卷;图纸按图纸目录组卷。
卷内文件整理
卷内文件一般按照文件间的联系、时间顺序、施工顺序排列。
排列顺序一般为:正本在前底稿在后,批复在前请示在后,结果在前过程在后。
有图纸目录的按图纸原目录、图号排列;没有图纸目录的,先排总平面布置图,后排局部图,按图纸类别序号排列。
填写卷内目录与备考表
卷内目录应列出卷内文件的名称、页码、顺序号等信息。
备考表应记录卷内文件的变动情况、保管期限等。
填写案卷封面
案卷封面应包含工程名称、案卷编号、编制单位、编制日期等信息。
装订
将整理好的文件材料装订成卷,便于保管和利用。
编制检索工具
编制案卷目录、卷内文件目录等检索工具,便于查找和利用档案。
其他要求
案卷不宜过厚,一般不超过40mm。
装具内的基建档案材料应有一个数量界限,将档案材料组成一卷或若干卷,且保存价值应基本相同。
通过以上步骤,可以确保基建档案的系统化、有序化,便于后续的保管和利用。建议在实际操作中,根据具体项目的特点和需求,灵活调整分类和组卷方法,确保档案整理的质量和效率。