程序控制文件通常包括以下几个部分:
目的
明确文件控制的目的,例如确保文件的现行有效性、防止误用、支持质量管理体系等。
适用范围
描述文件控制适用的范围,可能包括特定的部门、产品、过程或整个组织。
职责
定义文件控制过程中各参与者的职责,如文件管理员、编制人员、审核人员、批准人员、使用人员等。
文件分类
将文件分为不同的类别,如管理手册、程序文件、作业指导书、记录文件等。
控制程序
详细描述文件控制的程序,包括文件的起草、审批、发布、更改、回收、保管等步骤。
相关表单和记录
列出与文件控制相关的表单和记录,如受控文件和档案一览表、修改履历表等。
管理要求和方法
规定文件控制的管理要求和方法,如文件的版本控制、访问控制、保密管理等。
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程序控制文件
1. 目的
- 确保质量管理体系所要求的文件适宜、充分、清晰,并防止误用作废文件。
2. 适用范围
- 适用于公司所有与管理体系相关文件、资料以及外来相关标准、法律法规的控制。
3. 职责
- 综合办公室负责管理体系文件的登记、发放以及作废文件的回收控制工作。
- 全质办负责公司第一、第二层次管理文件的审核和批准。
4. 文件分类
- 管理手册
- 程序文件
- 作业指导书
- 记录文件
5. 控制程序
- 文件的起草、审批及定稿由相关部门负责。
- 文件发布前需经过审核和批准。
- 文件使用人员应定期检查文件的有效性。
- 文件更改需按照规定的程序进行,并记录更改履历。
6. 相关表单和记录
- 《受控文件和档案一览表》
- 《文件更改记录表》
- 《文件发放记录表》
7. 管理要求和方法
- 文件控制应遵循公司的质量管理体系文件和相关标准。
- 文件应定期进行审查和更新,确保其适宜性和有效性。
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这个模板可以根据具体组织的需求进行调整和补充。确保文件控制程序的有效实施,有助于提高组织的质量管理水平和工作效率。