嵌入式软件的备案流程主要包括以下几个步骤：
了解政策要求
企业需具备独立法人资格且为增值税一般纳税人。
嵌入式软件产品需拥有自主知识产权，如软件著作权或专利，并且是自行开发生产的。
软件需嵌入计算机硬件或设备中并随其销售，构成其组成部分。
需具备完整的软件功能和技术文档。
准备相关材料
证明文件：包括省级软件产业主管部门认可的软件检测机构出具的检测证明材料、《软件产品登记证书》或《计算机软件著作权登记证书》等，用于证明软件的质量、功能及知识产权归属。
财务资料：如财务报表、纳税申报表等，用于证明企业的销售收入、成本及应纳增值税额等情况。对于嵌入式软件产品，必须分别核算其与计算机硬件、机器设备部分的成本。
其他材料：根据当地具体要求，可能还需要提供项目建设方案、企业开发环境证明材料、营业执照副本、纳税证明等。
提交申请
备案：在首个纳税申报阶段，填写《纳税人减免税登记备案申请表》等相关表格，向税务机关进行备案。
正式申请：将准备好的申请材料提交给当地税务机关，确保材料真实、准确、完整，并按照税务机关的要求进行装订和报送。
审批流程
企业提交资料后，税务机关将立即受理，并在14个工作日内完成审批。审批结束后，收入核算部门将按国库退库要求发放退税款。
办理窗口
企业需前往主管税务机关的办税服务厅提交备案材料，按流程申请。材料的完整准确至关重要。
电子税务局操作
企业可以登录电子税务局，通过相关模块进行退税申请和备案。具体操作步骤包括填写《退（抵）税申请审批表》、查询税票信息、录入申请退税金额等。
其他注意事项
嵌入式软件产品登记是对软件产品进行备案和管理的重要环节，包括提交软件信息、审核资料完整性、测试软件功能、颁发登记证书等。
在申请退税时，企业需准备一系列资料，包括退税申请表、退税申请报告、增值税申报表、税票或完税证明复印件、软件发票清单、一般纳税人资格认定证明、税务资格备案表、软著以及软件产品登记测评报告等。
通过以上步骤，企业可以完成嵌入式软件的备案和退税申请。建议企业在准备材料和提交申请时，仔细核对各项资料，确保准确无误，以提高审批通过率。