公司使用软件时，为了避免不必要的缴费，可以采取以下措施：
明确需求
确定企业的真实需求，找到最大的痛点，再去市场匹配是否有解决这一问题的软件。
充分调研
购入软件前，进行充分的调研，了解软件的优缺点，让技术人员体验后给出真实体验感受，确保全面了解软件。
长远计划
考虑软件是否能随着业务增长提供相应的支持，确保软件能够长期使用。
预算与成本
不要因为预算问题而选择不合适的软件，避免因软件不适用而造成浪费。
严格考核
强化公司内部考核机制，确保采购人员了解公司业务，懂得公司真正需求，避免应付了事。
定期评估
定期评估软件的使用情况，及时关闭不再使用或不需要的功能，避免不必要的费用产生。
了解自动扣费设置
对于使用自动扣费服务的软件，了解并熟悉其扣费设置，定期检查并关闭不需要的自动扣费服务。
通过以上措施，公司可以有效避免因软件使用不当而产生的额外费用，确保软件采购和使用的高效性和经济性。