EDI（Electronic Data Interchange，电子数据交换）软件的工作原理可以概括为以下几个步骤：
数据准备：
发送方首先将需要发送的数据从内部信息系统数据库中取出，并转换成平面文件（Flat File）。这些数据通常是按照企业内部格式存储的，例如客户名称、货物描述、起运港、目的港、预计装运日期等。
数据标准化：
EDI软件将平面文件按照既定的国际或行业标准转换成通用的EDI格式。这一步骤类似于将各种形状和尺寸的积木整理成统一规格的模块，以便后续拼接。例如，日期格式需要统一成“YYYYMMDD”，货物重量单位需要统一为“千克”等，以确保不同系统都能“读懂”。
数据翻译：
经过标准化的数据需要翻译成接收方系统能识别的语言。由于不同企业的系统架构和数据字段定义可能不同，EDI系统会对照预先设定的映射表，将数据转换为接收方系统对应的字段格式，这一步骤确保数据能精准“投递”到对方系统的相应位置。
数据传输：
通过专用的通信网络，如增值网络（VAN）或者基于互联网协议的AS2、OFTP等，将翻译好的EDI报文发送给接收方。这个传输过程快速且稳定，并且有加密、身份验证等安全措施，防止数据泄露或被篡改。
数据接收与处理：
接收方从EDI信箱收取信件，并将信件拆开并翻译成为平面文件。然后，接收方将平面文件转换并送到信息系统中进行处理。例如，船公司的EDI系统收到报文后，自动将数据导入内部业务系统，无需人工手动录入，直接触发后续流程，如舱位分配、提单生成等操作。
自动反馈：
船公司系统反馈的信息，如舱位确认、提单号等，也会通过EDI原路返回给货代，整个流程实现自动化。
通过上述步骤，EDI软件实现了企业之间高效、准确、安全的数据交换，提高了业务处理的效率和准确性。