软件系统的归档方法可以分为以下几个步骤：
建立收发文库
使用档案软件中的建库向导，选择相应的模块建立收发文库，分别存放于公文管理类下。
录入文件材料
将本部门需归档的文件材料条目全部录入计算机，包括帐外文件。有些字段如主送单位、抄送单位等不一定需要录入，但必须输入保管期限，以便区分需要归档和不需要归档的文件。
检查登记日期
确认文件的登记日期，如果登记日期不是上年度，需要将其替换为正确的年份。例如，文件成文日期为2003年，但登记日期为2004年，则应将登记日期改为2003年。
软件自动归档
利用档案软件的自动归档功能，将收发文数据转换成档案。这种方式分为两种：
完全自动编排件号：用户需要在平时登记收发文时就对文件进行分类、保管期限及归档情况进行判断，年底后软件会自动按类别和期限进行归档并编排件号。
手工编排件号：档案员在年底按平时整理档案的要求，将需要归档的文件先整理好（划分年度、类别、期限、编排件号），盖好档号单，然后逐一进行归档操作。
相关文档整理
对于每个软件版本，需要整理以下相关文档：
[版本号] -- 测试报告
[版本号] -- 功能说明
[版本号] -- 归档表
[版本号] -- 安装或操作手册
规划和分类
定义归档策略，确定哪些文件需要归档、归档频率及保留期限。
对档案进行分类，如财务记录、人力资源文件、项目文档等，以便后续检索和管理。
数据整理和清洗
在归档前对现有数据进行整理，删除重复或过时的文件，确保归档数据的质量。
对数据进行清洗，确保数据的准确性和完整性。
自动化归档流程
利用档案管理系统中的自动化工具，设置定期归档任务，减少手动操作，提高效率。
设定归档规则，例如自动将特定类型的文件移动到归档文件夹，或在文件达到一定年龄时自动归档。
索引和检索优化
为归档数据建立索引，包括关键词、日期、作者等，以便快速检索。
使用高效的检索工具和搜索算法，确保用户能够快速找到所需档案。
安全性和备份
设置严格的访问权限，确保只有授权用户才能访问敏感档案。
定期备份归档数据，防止数据丢失或损坏。
培训和文档
对员工进行档案管理系统使用培训，确保他们了解归档流程和最佳实践。
编制相关文档，记录归档流程和操作方法。
通过以上步骤，可以有效地对软件系统进行归档，确保档案的完整性、准确性和可检索性。