复函是一种正式的书面回复，用于对收到的信函或询问进行答复。以下是撰写复函的基本结构和步骤：
标题
标题应包括发文机关、事由和文种类别（复函）。例如：“XX公司关于XX事项的复函”。
正文
开头用语：顶格写上受文单位的名称，如“尊敬的XX公司”，后加冒号。
原由：简要说明收到对方来函的时间、名称和编号，例如：“贵公司于XX年XX月XX日发来的关于XX事项的函已收悉。”
事项：针对来函内容作出具体答复。答复应简洁明了，使对方能够快速理解复函的意图。
结语：用礼貌性的语言结束正文，例如：“特此函复”或“此复”。
落款
发文机关：写上发文单位的全称或规范化简称。
成文日期：注明复函的日期，格式通常为“XXXX年XX月XX日”。
示例
复函
尊敬的XX公司：
贵公司于XX年XX月XX日发来的关于XX事项的函已收悉。经研究，现答复如下：
1. 关于保安的年龄要求，我们同意在20-45岁之间，并需提供身份证复印件、照片及体检表，以便制作铭牌。
2. 我们接受贵司提出的每月至少进行一次礼节礼貌和素质培训的要求，培训后将由贵司人员签字认可。
特此函复。
XX公司
XXXX年XX月XX日
注意事项
针对性：复函应针对来函的具体内容进行答复，避免泛泛而谈。
简明得体：措辞应简洁明了，语气得体，符合正式书面沟通的要求。
时效性：复函应尽快发出，以体现对对方询问的重视和尊重。
格式规范：保持标题、正文和落款的格式规范，确保文书的正式性和专业性。
通过遵循以上步骤和注意事项，可以撰写出一份规范、专业的复函。