出库程序通常包括以下过程:
出库计划制定
根据企业的实际情况和需求安排,包括出库物品种类、出库日期、出库数量、出库地点等。
对资料进行认真细致的核对和记录,以保证出库的准确性。
出库物品的准备
在出库的前一天或当天,对要出库物品进行排列、计量、包装等准备工作。
确保出库物品数量、品质、包装、尺寸等符合要求。
出库单的开具
出库单是准确、规范完成出库工作必不可少的一个环节。
出库单的内容需要包括出库数量、出库物品、出库日期、出库地点等信息。
出库人员在完善出库单之后必须在单据上签字确认,以保证出库的合法性和安全性。
出库的实施
出库人员需要根据出库单上的信息准确取出相应的物品,进行核对以及数量和品质的确认。
确保出库的准确性和完整性,同时注意对货物的安全和保护,避免货物发生损坏、丢失等情况。
出库单的归档
完成出库后,需要对相应的出库单进行归档,方便统计出库物品种类与数量,也便于进行后续的管理工作。
此外,出库程序还可能包括以下步骤:
核单备货
发放商品必须有正式的出库凭证,严禁无单或白条发料。
保管员接到出库凭证后,应仔细核对,包括出库凭证的合法性和真实性,商品品名、型号、规格、单价、数量、收货单位、到站、银行账号等,审核出库凭证的有效期等。
复核
防止差错,备料后应立即进行复核。
复核形式主要有专职复核、交叉复核和环环复核。
复核内容包括品种数量是否准确,商品质量是否完好,配套是否齐全,技术证件是否齐备,外观质量和包装是否完好等。
包装
如果出库的货物没有符合运输方式所要求的包装,应进行包装。
根据商品外形特点,选用适宜包装材料,其重量和尺寸应便于装卸和搬运。
包装后要写明收货单位、到站、发货号、本批总件数、发货单位等。
点交
商品经复核后,如果是本单位内部领料,则将商品和单据当面点交给提货人,办清交接手续。
如系送料或将商品调出本单位办理托运的,则与送料人员或运输部门办理交接手续,当面将商品交点清楚。
登账
点交后,保管员应在出库单上填写实发数、发货日期等内容,并签名。
将出库单连同有关证件资料,及时交给货主,以使货主办理货款结算。
保管员把留存的一联出库凭证交给实物明细账登记人员登记做账。
清理
清理包括清理库存商品、库房、场地、设备和工具等。
档案清理是指对收发、保养、盈亏数量和垛位安排等情况进行分析。
这些步骤共同确保了出库过程的准确性、安全性和高效性。