内部审核程序过程通常包括以下步骤:
策划与准备
编制年度审核计划:每年年初,质量负责人组织编制年度审核计划,明确审核方式(如管理体系全过程审核或管理体系要素审核),并确保年度计划覆盖管理体系的所有要素和部门。
制定内审实施计划:内审组长根据职能分配表编制各受审核部门的审查内容,并经质量负责人审批后实施。
审核组预备会:在审核实施计划获得批准后,内审组长召开预备会议,研究体系文件,决定是否需要补充文件,并明确分工和要求,确保每位内审员都清楚了解审核任务。
编制检查表:内审员根据分工编制检查表,检查表内容要依据受审部门的职能编制,突出主要职能,并明确审核方式和方法。
实施审核
通知审核:至少提前一周通知受审部门具体的审核日期、安排和要求,可以采取文件或口头形式,受审方应准备基本情况介绍。
首次会议:现场审核前,由内审组组长召开首次会议,由质量负责人和受审核部门负责人参加,会议中应明确审核目的、范围、方法和要求。
现场审核:审核员运用各种审核方法和技巧,收集审核证据,得出审核发现,并进行分析和判断,开具不合格项报告。
碰头会:审核过程中,内审组长定期召开碰头会议,交流审核进展和发现的问题。
末次会议:现场审核结束后,召开末次会议,总结审核结果,并通报受审部门。
报告与纠正措施
编写内审报告:现场审核结束后,内审员编写内审报告,内容包括审核报告、不合格项报告、纠正措施等。
分发与归档:内审报告经审核组长批准,分发至相关部门和人员,并进行归档。
纠正措施:对发现的不符合项,制定纠正措施,并跟踪验证其实施效果。
跟踪与总结
跟踪审核:对审核后的区域、过程的实施及纠正情况进行跟踪审核,并在下一次审核时复查评价。
内审总结:每次内审结束后,进行内审总结,分析审核过程中的问题和改进点,为下一次内审提供参考。
通过以上步骤,组织能够及时发现管理中的问题,并采取纠正或预防措施,实现管理体系的持续改进和完善。