更改预订的程序通常包括以下几个步骤:
接收客人信息
询问要求更改预订的客人的姓名及原始到达日期和离店日期。
询问客人现要更改的日期。
确认更改
接到更改预订的通知时,应立即找出客人的原《订房委托书》。
根据客房预期订房流量,决定是否可接受更改预订。
若可接受客人的更改要求,应及时予以确认,并更新《订房委托收》和电脑记录。
若不能接受客人的更改要求,则应耐心解释,同时可根据情况建议改换房间种类,实在无房时,应向客人推荐与宾馆有业务往来的其他宾馆。
存档
应记下要求更改预订人的姓名和联系的电话,并将《订房委托书》按更改后的日期存档。
通知相关部门
将更改预订的情况通知客房、餐饮等相关工作。
如是预订形式有更改,则将非担保预订转为担保预订。
感谢客人
更改预订完成后,要感谢客人及时通知,并感谢客人的理解与支持。
后续跟进
若酒店客房订满,应及时向客人解释,并告知客人预订暂时放在后补名单上,如果酒店有空房时及时与客人联系。
建议在实际更改预订时,预订员应保持与客人的良好沟通,确保所有信息准确无误,并及时更新相关记录,以避免任何误解或不便。