文件下发的程序可以根据不同的组织结构和文件类型有所差异，但一般包括以下几个步骤：
起草文件
明确文件类型（报告、请示、通知、函、通报等）。
编纂公文正文，包括标题、主送、正文、附件、落款、时间。
申请发文方式及填写发文单
根据文件是否涉密选择相应的申请方式。
填写发文单，上传或打印正文和附件。
履行领导签批程序
根据发文类型（上行文、平行文、下行文、联合发文）履行相应的领导签批程序，包括科长、分管领导、主要领导的签批。
登记文号、核稿发文、排版订印
在办公室填写发文信息登记文号。
交由文印室统一排版，发文科室校对无误后套红头正式印发装订。
印发份数依科室需求而定，最后到办公室进行用印登记并盖章。
文件留档
盖章后，带号文件均需在办公室存档一份。
存档文件按照“发文稿纸+白头首页+正式文件”顺序进行装订，根据文号放入对应文件盒。
联合发文需在所有部门盖章后再存档。
文件发放
办公区文件发放，交由前台负责，各相关部门签字核收。
各分店文件发放，由公司前台负责把文件放在各自信箱中，如紧急，及时传真。
人力资源部把下发文件的原件及各相关部门签收单存档，并负责监督执行。
确认收到
在文件发送完成后，需要与收件人进行确认，可以通过电话、短信、邮件等方式向收件人确认文件到达情况，并注意保存相关记录。
建议在实际操作过程中，可以根据组织的具体需求和流程进行调整，确保文件下发的规范性和有效性。