谈判文件程序主要包括以下几个步骤：
审阅谈判文件
确认谈判文件的各项规定要求，包括谈判须知、供应商数量、资格条件、技术商务要求、谈判程序、评审方法和标准、谈判内容以及采购合同主要条款等。
检查报价文件密封情况
由监督人员或采购机构委托的公证机构检查报价文件的密封情况，确认无误后，由工作人员统一拆封。
资格性和符合性审查
谈判小组对报价文件中的资格证明、谈判保证金等进行审查，以确定报价方是否具备谈判资格；从报价文件的有效性、完整性和对谈判文件的响应程度进行审查，以确定报价方是否对谈判文件做出实质性响应。审查合格的报价方名单将被确定，不合格的将不再参加后续评审。
第一轮谈判
谈判小组所有成员集中与单一报价方分别进行谈判，报价方需派代表参加（包括法定代表人或授权代表及技术人员）。
谈判文件的实质性变动通知
在谈判过程中，如果谈判文件有实质性变动，谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。
确定成交供应商
谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有未成交的供应商。
这些步骤确保了谈判过程的透明、公平和有效，保障了采购方的利益和供应商的合法权益。建议在实际操作中，严格按照这些程序进行，以确保谈判的顺利进行和结果的公正性。