要做好办公室工作,可以从以下几个方面入手:
树立参谋意识
办公室应成为企业在经济预测、经营决策、企业管理、公共关系、事务处理等方面的参谋和助手。
制定岗位规范并严格履行,明确“如何当好参谋”,履行好参谋职能。
主动与领导沟通,了解领导工作的基本思路,给领导提出建议和相关措施,供领导决策时参考。
及时向领导传递有关信息,尤其是基层迫切需要解决的问题,以节省领导时间并快速解决基层问题。
提高协调能力
办公室要做好部门之间、本企业与有关单位之间的协调工作,理顺企业内部各部门的关系,统一各部门的认识和步调,加强协作。
在协调过程中要把握不平衡,防止因协调不当造成内部隐患,产生新的管理痼疾。
外延和内涵全面考虑,使协调成为推进工作的动力。
强化服务观念
办公室工作要区别于企业的后勤工作,为企业的中心工作服务,为领导服务。
热爱办公室工作,甘当机关工作勤务员,提高办事效率,运用灵活多变的手段使办公室工作富有成效。
转变工作作风
办公室工作千头万绪,每一项工作都与全局有着密切联系,要理清思路,分清轻重缓急,统筹兼顾,合理安排,忙而不乱,紧张有序。
对工作中的矛盾要善于思考,要有强烈的事业心和责任感,增强工作效率。
工作要脚踏实地,真抓实干,力减浮夸,在工作任务较重较多时要冷静思考,一一落实,工作要讲实话,向领导报实情,不能报喜不报忧,投其所好。
提高文字水平
文字写作水平和公文组织能力是办公室工作人员的“基本功”,要克服文字工作苦、文字工作难的怕苦畏难情绪,加强应用写作知识的学习,注重领会领导意图,全方位收集工作亮点,做到体现实际、文风朴实,在写作质量上狠下功夫,不断提高公文写作能力、理论概括能力,力求多出精品力作。
注重综合协调能力
办公室工作人员要主动站在领导思维的高度,跟踪领导思路,广泛收集到工作信息,去粗取精,去伪存真,进行综合分析,突出超前性、预见性、可行性,帮助领导发现问题,解决问题,指导工作。
综合全局,协调各方,承上启下,保证政令畅通,是办公室的重要职责。办公室人员要全面、综合了解各方面工作情况,妥善处理好各种工作关系。对领导交办的任务,要兼顾各方需要,保证任务完成;对群众反映的问题,要耐心协调,阐明道理,让群众理解接受;办文办会办事要讲究效率,精心设计,环节紧凑。
争做“上下”满意的服务员
对上级领导、部门负责,不管是接待迎检,还是出谋划策,都要殚精竭虑,做出成绩;对下级同事、群众负责,不论是后勤保障,还是群众来访,都要热情诚恳,真心帮助,做到“事事有回应,件件有着落”,赢得全盘满意。
争做“大小”事务的传递员
上传下达,是办公室最基本的职责,要时刻保持清醒状态,确保不遗忘一个通知,不错过一个电话;要时刻保持恐惧的状态,确保每一项工作都实打实完成,杜绝半点弄虚作假。
争做“内外”沟通的协调员
沟通协调是做好办公室工作的关键因素,要认真对待,热情接洽,不卑不亢,不偏不倚,诚心建立优良的工作关系,切实提升工作效率。
通过以上几个方面的努力,可以有效地提升办公室工作的质量和效率,更好地服务于企业和领导。