档案管理员的任务主要包括以下几个方面:
档案的收集、整理、分类、编目、编制和检索
档案管理员需要按照《档案管理工作规范条例》,对各类档案进行科学的系统管理,包括接收、分类、编目、编制和检索工具的制作。
对各科室形成的各种资料进行收集、整理、立卷、归档,并进行监督和指导。
档案的保管与安全
负责档案库房的管理,落实“八防”措施(防火、防盗、防潮、防虫、防光、防尘、防鼠、防污染),确保档案材料的安全。
定期检查旧档案,确保档案的完整与安全,对保管期限已满的档案进行鉴定并汇报处理。
严格执行《档案借阅制度》,确保档案内容不外泄,借阅的档案必须由借阅人严格保管,防止遗失和泄密。
档案的保密工作
树立和加强保密观念,做好文件、资料、档案的保密和保管工作。
定期进行保密情况检查,如发现泄密情况,要及时报告有关部门和领导,并采取有效措施。
档案的利用与服务
热情接待查阅者,为查阅者提供方便,做到提供档案迅速、及时、准确。
积极开展档案知识宣传工作,增强全体干部职工的档案意识。
负责档案信息资源的开发工作,提高工作质量和工作效率。
档案的信息化管理
负责档案数据库的维护、档案信息化管理体系的搭建。
完成档案信息资源管理系统的日常录入、归档工作。
其他相关工作
负责公司公章的保管和使用。
负责公司各类资质维护管理及申报工作。
完成领导交办的其他任务,如协助进行科研档案的审核、修改、补充等工作。
这些任务确保了档案管理员在组织中的关键作用,通过有效管理档案资源,保障了档案的安全、完整与可用性,并为组织的决策提供了重要的数据支持。