报价函的格式通常包括以下几个部分：
标题
在第一行居中用较大字体标注，指出信函的主要内容，如“报价函”或“报价信”等字样。
称谓
在标题之下另起一行或直接在第一行顶格书写受信者的名称，称谓后加冒号。
正文
在称谓之下另起一行空两格开始书写，一般首先简要说一句感谢对方的询价，然后具体答复价格及相关信息，如产品的质量、规格、包装、交货方式、优惠政策等。最后礼貌地写上“欢迎再询”等关切的话。
结语
在正文之下另起一行空两格书写“此致”、“顺祝”等表示恭谨之意的词语，再另起一行顶格书写“敬礼”、“商祺”等表示祝愿的话，后面不必加标点符号。
落款
在正文或结语的右下方署上写信者的名称，在署名的下方写上写信的日期。如果写信者的名称是单位或部门名称，应当书写其全称或规范化简称；如果写信者的名称是个人姓名，前面可以标示其单位或部门名称。
报价函
致：XX公司
标题：关于XX项目的报价函
尊敬的XX公司负责人：
感谢贵公司对我们公司的关注与询价。
我方经过详细分析，愿意就XX项目提供以下报价：
项目内容：
详细列出项目的服务内容、数量、单位及合价。
总报价：
投标总价合计金额，大写和小写金额。
交货方式：
说明交货的具体方式和时间。
付款方式：
列出接受的付款方式及具体支付时间和金额。
质量保证：
承诺在报价有效期内不补充、修改、替代或撤回投标文件，并保证工程质量达到合格标准。
其他条款：
如有其他特殊要求或优惠条件，请一并说明。
我们期待与贵公司合作，并愿意就任何疑问进行进一步讨论。请贵公司在收到本报价函后尽快回复，以便我们能够及时安排后续工作。
此致
敬礼!
公司名称
日期
请注意，这只是一个示例，具体的报价函应根据实际情况和具体需求进行调整。